บทเรียนบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์ สร้างตารางจัดการฐานข้อมูล
บทเรียนบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์
สร้างตารางจัดการฐานข้อมูล
ตาราง Table
ความหมายของตาราง
ตาราง(Table) คือ ออบเจ็คชนิดหนึ่งในฐานข้อมูลของ Access ใช้ในการเก็บข้อมูลดิบต่างๆ ที่มีทั้งหมดดังที่เราได้ทราบมาแล้วว่า โครงสร้างสถาปัตยกรรมใน Access ใช้โครงสร้างแบบสัมพันธ์ ดังนั้นไฟล์ฐานข้อมูลใน Access จึงมีตารางซึ่งเก็บข้อมูลในแง่มุมต่างๆ อยู่หลายตารางและสามารถกำหนดให้ตารางแต่ละตารางมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน
ตารางเป็นส่วนที่เก็บข้อมูลดิบลักษณะของตารางจะประกอบไปด้วยระเบียนและเขตข้อมูล ฐานข้อมูลในไฟล์หนึ่งสามารถมีตารางได้ถึง 32,768 ตาราง แต่เปิดใช้ตารางได้เพียง 254 ตาราง ในเวลาเดียวกันแต่ละตารางจะมีเขตข้อมูลได้สูงสุด 255 เขตข้อมูล หรือ 255 คอลัมน์
หากเราเคยใช้โปรแกรมสเปรดชีท จะเห็นได้ว่าตารางของ Access มีลักษณะที่คล้ายกับเวิร์กชีทที่มีการแบ่งเป็นแถวและคอลัมน์ ส่วนของระเบียนเทียบเท่ากับแถว และส่วนของคอลัมน์เทียบเท่ากับเขตข้อมูล แต่แทนที่จะใช้ตัวอักษร A,B,C … เป็นชื่อของคอลัมน์แต่จะใช้ชื่อของเขต ข้อมูลแทน
มุมมองของตาราง
การสร้างให้คลิกเลือกแท็ป Create แล้วเลือกคำสั่งสร้างในกลุ่ม Tables ซึ่งมีวิธีการสร้าง 4 แบบ
- Design View เป็นการสร้างด้วยมุมมองออกแบบ
- Datasheet View เป็นการสร้างจากการป้อนข้อมูลบนตาราง
- Table Template เป็นการสร้างด้วยต้นแบบที่มากับโปรแกรม Microsoft Access
- SharePoint Lists เป็นตารางข้อมูลเชื่อมโยงกับ SharePoint
มุมมองออกแบบ (Design view) มุมมองนี้ใช้ออกแบบและแก้ไขโครงสร้างของเทเบิล เช่น เพิ่มลบฟิลด์ แก้ไขฟิลด์ กำหนดชนิดข้อมูล กำหนดคีย์ กำหนดคุณสมบัติต่าง ๆ ของฟิลด์ เป็นการสลับไปยังมุมมองนี้ทำได้โดยใช้คำสั่ง มุมมอง เลือกคำสั่งมุมมองออกแบบ
มุมมองดาต้าชีท (Datasheet view) เป็นมุมมองที่ใช้ป้อนข้อมูล หรือ แสดงข้อมูลที่เก็บไว้ใน เทเบิลโดยแสดงในรูปของตารางในมุมมองนี้เราสามารถเพิ่ม ลบ หรือ แก้ไขเรดคอร์ดได้ การสลับไปยังมุมมองนี้ทำได้โดยใช้คำสั่ง มุมมอง เลือกคำสั่งมุมมองแผ่นข้อมูล
มุมมอง PivotTable เป็นมุมมองใหม่ใน Access ตั้งแต่รุ่น XP เป็นต้นมา เป็นการใช้วิเคราะห์และสรุปผลข้อมูลในเทเบิลโดยแสดงในรูปของตารางแจกแจงรายละเอียดข้อมูลและสรุปผลข้อมูล ซึ่งมีรูปแบบเดียวกับ PivotTabale ใน Microsoft Excel การสลับไปยังมุมมองนี้ทำได้โดยใช้คำสั่ง มุมมอง เลือกคำสั่ง มุมมอง PivotTable
มุมมอง PivotChart เป็นมุมมองใหม่ใน Access ตั้งแต่รุ่น XP เป็นต้นมา ใช้ในการวิเคราะห์และสรุปผลข้อมูลในเทเบิลโดยแสดงในรูปของแผนภูมิ หรือ Chart การสลับไปยังมุมมองนี้ทำได้โดยใช้คำสั่ง มุมมอง เลือกคำสั่ง มุมมอง PivotChart
ส่วนประกอบในมุมมอง Table Design
ในส่วนของหน้าต่างออกแบบของตารางมีส่วนประกอบที่สำคัญ ดังนี้
ในมุมมอง Table Design ประกอบด้วย 3 ส่วนคือ
ทูลบาร์ Table Design เป็นส่วนที่แสดงปุ่มคำสั่งทั้งหมดที่ใช้ในการสร้างและแก้ไขเทเบิล
Table Design Grid เป็นส่วนที่ใช้ออกแบบและแก้ไขโครงสร้างเทเบิล เช่น กำหนดชื่อ
ฟิลด์และชนิดของข้อมูลในแต่ละฟิลด์
Field Properties เป็นส่วนที่ใช้กำหนดคุณสมบัติของแต่ละฟิลด์ เช่น กำหนดขนาดฟิลด์
รูปแบบที่ใช้ในการป้อนข้อมูล รูปแบบการแสดงผลข้อมูล กำหนด เงื่อนไขที่ใช้ตรวจสอบค่าในฟิลด์ เป็นต้น
การสร้างตารางใน Microsoft Access 2010
การสร้างตารางด้วยตนเอง
ก่อนที่เราจะสร้างตาราง Table ซึ่งเป็นการสร้างตารางด้วยตัวเองโดยไม่ใช้ตัวช่วยเหลือนั้น เราจำเป็นจะต้องกำหนดการออกแบบให้กับฐานข้อมูลที่เราจะสร้างเสียก่อน เพื่อเวลาสร้างเราสามารถที่จะออกแบบได้เลยโดยไม่ต้องมาคิดให้เสียเวลาในขณะที่สร้าง ในที่นี้จะสร้าง โปรแกรมระบบห้องสมุด
ขั้นตอนการกำหนดขอบเขตให้ฐานข้อมูลมีดังนี้
กำหนดขอบเขตที่จะสร้างตาราง
ส่วนประกอบต่าง ๆ ในมุมมอง Design View