บทเรียนบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์ สร้างตารางจัดการฐานข้อมูล

บทเรียนบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์
สร้างตารางจัดการฐานข้อมูล

ตาราง  Table

 ความหมายของตาราง

                 ตาราง(Table) คือ   ออบเจ็คชนิดหนึ่งในฐานข้อมูลของ  Access  ใช้ในการเก็บข้อมูลดิบต่างๆ   ที่มีทั้งหมดดังที่เราได้ทราบมาแล้วว่า โครงสร้างสถาปัตยกรรมใน Access ใช้โครงสร้างแบบสัมพันธ์  ดังนั้นไฟล์ฐานข้อมูลใน Access จึงมีตารางซึ่งเก็บข้อมูลในแง่มุมต่างๆ  อยู่หลายตารางและสามารถกำหนดให้ตารางแต่ละตารางมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน

                 ตารางเป็นส่วนที่เก็บข้อมูลดิบลักษณะของตารางจะประกอบไปด้วยระเบียนและเขตข้อมูล    ฐานข้อมูลในไฟล์หนึ่งสามารถมีตารางได้ถึง 32,768 ตาราง  แต่เปิดใช้ตารางได้เพียง 254  ตาราง  ในเวลาเดียวกันแต่ละตารางจะมีเขตข้อมูลได้สูงสุด 255 เขตข้อมูล หรือ 255 คอลัมน์

                 หากเราเคยใช้โปรแกรมสเปรดชีท  จะเห็นได้ว่าตารางของ Access มีลักษณะที่คล้ายกับเวิร์กชีทที่มีการแบ่งเป็นแถวและคอลัมน์   ส่วนของระเบียนเทียบเท่ากับแถว   และส่วนของคอลัมน์เทียบเท่ากับเขตข้อมูล แต่แทนที่จะใช้ตัวอักษร A,B,C …  เป็นชื่อของคอลัมน์แต่จะใช้ชื่อของเขต ข้อมูลแทน

 มุมมองของตาราง   

                การสร้างให้คลิกเลือกแท็ป Create แล้วเลือกคำสั่งสร้างในกลุ่ม Tables ซึ่งมีวิธีการสร้าง 4 แบบ

• Design View                       เป็นการสร้างด้วยมุมมองออกแบบ
• Datasheet View                  เป็นการสร้างจากการป้อนข้อมูลบนตาราง
• Table Template                  เป็นการสร้างด้วยต้นแบบที่มากับโปรแกรม Microsoft Access
• SharePoint Lists                 เป็นตารางข้อมูลเชื่อมโยงกับ SharePoint 

 มุมมองออกแบบ (Design view)   มุมมองนี้ใช้ออกแบบและแก้ไขโครงสร้างของเทเบิล เช่น เพิ่มลบฟิลด์  แก้ไขฟิลด์  กำหนดชนิดข้อมูล  กำหนดคีย์  กำหนดคุณสมบัติต่าง ๆ ของฟิลด์  เป็นการสลับไปยังมุมมองนี้ทำได้โดยใช้คำสั่ง  มุมมอง  เลือกคำสั่งมุมมองออกแบบ 

 

              มุมมองดาต้าชีท (Datasheet  view)  เป็นมุมมองที่ใช้ป้อนข้อมูล หรือ แสดงข้อมูลที่เก็บไว้ใน   เทเบิลโดยแสดงในรูปของตารางในมุมมองนี้เราสามารถเพิ่ม ลบ หรือ แก้ไขเรดคอร์ดได้    การสลับไปยังมุมมองนี้ทำได้โดยใช้คำสั่ง  มุมมอง  เลือกคำสั่งมุมมองแผ่นข้อมูล

              มุมมอง PivotTable  เป็นมุมมองใหม่ใน Access  ตั้งแต่รุ่น XP เป็นต้นมา เป็นการใช้วิเคราะห์และสรุปผลข้อมูลในเทเบิลโดยแสดงในรูปของตารางแจกแจงรายละเอียดข้อมูลและสรุปผลข้อมูล  ซึ่งมีรูปแบบเดียวกับ  PivotTabale  ใน  Microsoft  Excel  การสลับไปยังมุมมองนี้ทำได้โดยใช้คำสั่ง  มุมมอง  เลือกคำสั่ง  มุมมอง PivotTable 

                    มุมมอง PivotChart  เป็นมุมมองใหม่ใน Access  ตั้งแต่รุ่น XP เป็นต้นมา  ใช้ในการวิเคราะห์และสรุปผลข้อมูลในเทเบิลโดยแสดงในรูปของแผนภูมิ  หรือ  Chart    การสลับไปยังมุมมองนี้ทำได้โดยใช้คำสั่ง  มุมมอง  เลือกคำสั่ง  มุมมอง PivotChart  

 

ส่วนประกอบในมุมมอง  Table  Design

             ในส่วนของหน้าต่างออกแบบของตารางมีส่วนประกอบที่สำคัญ ดังนี้ 

ในมุมมอง  Table Design  ประกอบด้วย  3 ส่วนคือ

ทูลบาร์  Table Design        เป็นส่วนที่แสดงปุ่มคำสั่งทั้งหมดที่ใช้ในการสร้างและแก้ไขเทเบิล

Table  Design  Grid        เป็นส่วนที่ใช้ออกแบบและแก้ไขโครงสร้างเทเบิล  เช่น  กำหนดชื่อ
                                         ฟิลด์และชนิดของข้อมูลในแต่ละฟิลด์

Field  Properties               เป็นส่วนที่ใช้กำหนดคุณสมบัติของแต่ละฟิลด์  เช่น  กำหนดขนาดฟิลด์ 
รูปแบบที่ใช้ในการป้อนข้อมูล รูปแบบการแสดงผลข้อมูล กำหนด เงื่อนไขที่ใช้ตรวจสอบค่าในฟิลด์ เป็นต้น 

 

การสร้างตารางใน Microsoft  Access   2010

 การสร้างตารางด้วยตนเอง

ก่อนที่เราจะสร้างตาราง  Table  ซึ่งเป็นการสร้างตารางด้วยตัวเองโดยไม่ใช้ตัวช่วยเหลือนั้น     เราจำเป็นจะต้องกำหนดการออกแบบให้กับฐานข้อมูลที่เราจะสร้างเสียก่อน   เพื่อเวลาสร้างเราสามารถที่จะออกแบบได้เลยโดยไม่ต้องมาคิดให้เสียเวลาในขณะที่สร้าง ในที่นี้จะสร้าง โปรแกรมระบบห้องสมุด

ขั้นตอนการกำหนดขอบเขตให้ฐานข้อมูลมีดังนี้

 กำหนดขอบเขตที่จะสร้างตาราง

ส่วนประกอบต่าง ๆ ในมุมมอง  Design View